Se pueden encontrar documentos importantes en muchos rincones de la casa. Incluso los más organizados pueden encontrar una licencia de conducir vencida en un cajón del escritorio, declaraciones de impuestos impresas en una carpeta de la oficina o una caja de ofertas de tarjetas de crédito acumuladas en el garaje. Muchos de estos documentos contienen información confidencial, como fechas de nacimiento, números del Seguro Social o números de cuenta, lo que podría causarles graves problemas a usted y a su familia si caen en manos equivocadas.
En cuanto a sus documentos personales, ¿cuáles debería conservar y cuáles enviar a la trituradora? Antes de marcar cualquier documento para su destrucción, asegúrese de seguir esta lista.
Documentos Que Siempre Debes Destruir
Hay varios documentos con información confidencial que pueden marcarse para su destrucción inmediata. Cualquier oferta de crédito o seguro que no desee debe destruirse, ya que no querrá que nadie más responda a ella. Cualquier informe de crédito y recibo de cajero automático que haya impreso recientemente también debe destruirse inmediatamente después de terminar con ellos.
Otros elementos que deben destruirse periódicamente incluyen:
- Cheques compensados (después de 14 días)
- Información de prescripción de medicamentos que ya no toma
- Garantías caducadas
- Cualquier identificación o tarjeta de crédito vencida, incluyendo las licencias de conducir.
Documentos Que Debe Destruir Después De Un Año
Después de un año, algunos de sus documentos pierden la importancia que tenían y deben destruirse, especialmente si contienen información personal identificable. Conserve los estados de cuenta bancarios y los recibos de sueldo impresos durante al menos un año para registrar sus ingresos y efectivo, y corregir cualquier discrepancia que pueda surgir durante ese tiempo. Los estados de cuenta bancarios y los recibos de sueldo impresos también le serán útiles para la declaración de impuestos del año siguiente.
Las facturas de tarjetas de crédito y servicios públicos también deben estar a mano durante al menos un año para garantizar que no solo está pagando la cantidad correcta, sino que los pagos correctos se reflejan en su cuenta.
Otros documentos que pueden destruirse después de un año incluyen:
- Facturas médicas indiscutibles
- Cheques depositados en su cuenta
Documentos Que Debe Destruir Después De Tres Años
Los documentos fiscales deben conservarse siempre durante al menos tres años por dos razones. En primer lugar, sus declaraciones de impuestos anteriores pueden utilizarse como referencia en futuras declaraciones. En segundo lugar, en caso de que sea necesario realizar una revisión, podrá consultarlos rápida y fácilmente. Entre los documentos fiscales que debe conservar se incluyen:
- Declaraciones de impuestos presentadas
- Declaraciones de impuestos, incluyendo los formularios W-2 y 1099
Los documentos de esta categoría también son importantes para el mercado inmobiliario. Si planea comprar una casa, probablemente necesite presentar sus declaraciones de impuestos y formularios W-2 de los últimos dos años. Y si ha vendido una casa, también es importante conservar esos documentos durante al menos tres años.
Documentos Que Debe Conservar Indefinidamente
Algunos documentos son importantes para su vida diaria y deben archivarse en un lugar seguro indefinidamente. Los registros de sus propiedades actuales, incluyendo el título de propiedad de su auto, los documentos de pago del mismo, la escritura de propiedad de la vivienda y los documentos de la hipoteca, deben archivarse mientras sean válidos. Si alquila su vivienda, conserve siempre una copia válida y vigente de su contrato de arrendamiento. Otros recibos y documentación que debe conservar por un período prolongado incluyen:
- Recibos de mejoras del hogar
- Recibos e información de garantía de electrodomésticos grandes
Documentos Que Nunca Debes Destruir
Finalmente, hay algunos documentos que nunca deben destruirse y que siempre deben guardarse en un lugar seguro dentro de su hogar. Los artículos vitales para su identidad deben guardarse de forma segura y estar accesibles cuando los necesite. Los documentos de vital importancia son:
- Actas de nacimiento o documentos de adopción;
- Tarjetas de Seguro Social
- Pasaportes y documentos de residencia
- Licencias de matrimonio y decretos de divorcio
- Registros militares
- Información sobre testamentos, testamentos vitales, poderes notariales y planes de jubilación
- Certificados de defunción de familiares
- Historiales sanitarios vitales (especialmente aquellos que no son electrónicos)
Cuando llegue el momento de destruir de forma segura sus documentos confidenciales, los miembros de SESLOC pueden unirse a nosotros en uno de nuestros Días de Trituración para garantizar que se manejen adecuadamente. Nuestras sucursales organizan Días de Trituración anuales, donde los miembros pueden traer dos cajas de tamaño legal (12 x 10 x 15 cm), o aproximadamente 80 kg, para triturar.¹ Visite nuestra página de Días de Trituración para obtener más información sobre nuestros eventos y cuándo se celebrará el próximo cerca de usted.